Gerenciamento de processos internos

Os processos internos fazem parte de qualquer negócio bem sucedido. Eles são necessários, e sua existência é o que permite a repetição de algo que deu certo. Já imaginou como seria se você não tivesse um processo para negociar com o seu cliente? E se não existissem etapas a serem cumpridas para que ele encaminhe as informações contábeis ao seu negócio? A ausência de um processo definido para o fluxo de informações dentro da própria empresa, por exemplo, pode criar o caos.

Na verdade, se não existissem os processos internos de empresas, o fracasso da entrega do produto ou serviço é inevitável. Quando não há padrão, não há direcionamento acerca do modo de execução das tarefas. E não se trata de padronizar tudo, extinguindo a pessoalidade e o diferencial. As adequações nos processos internos empresariais vão muito além disso.

Por isso, a importância dessas práticas, seu conceito e benefícios, bem como algumas sugestões para defini-los e otimizá-los. Assim, será possível ser, de fato, um profissional diferenciado, porque terá tempo para se dedicar a outras tarefas estratégicas.

Processos internos são um conjunto de atividades realizadas para se chegar a um objetivo determinado e alcançar um determinado nível de desempenho. As equipes e os equipamentos a serem utilizados executam tarefas para atingir ao objetivo direcionado, que pode ser a elaboração de um produto, a prestação de um serviço, uma venda ou outra atividade dentro da empresa.

Esses processos são ações contínuas, procedimentos recorrentes que devem funcionar da melhor maneira possível. Os profissionais seguem uma sequência lógica e pré-definida para atingir o objetivo proposto. O maior objetivo na definição de processos internos é otimizar a atividade interna, evitando retrabalho e desperdício de tempo e de recursos. Em outras palavras, melhorar, de forma contínua, a produtividade dos processos.

Em uma organização, definir processos internos é definir a forma de fazer as coisas de forma assertiva e organizada. Em outras palavras, é o modo de garantir organização na rotina de se atingir um nível de gerenciamento eficaz de trabalho, de maneira que todos os profissionais saibam exatamente como realizar suas funções e quais suas responsabilidades.

A importância dos processos internos é diretamente conectada à gestão eficiente de um negócio. Cada interessado em seus serviços deve ser abordado de uma maneira, sem qualquer padrão. Isso provoca perda de tempo, improdutividade e muitos outros problemas de gestão.

Imagine se um profissional da sua empresa não souber exatamente como proceder em uma atividade rotineira. Sempre precisará de ajuda interna ou externa para desenvolver de forma correta o seu trabalho. São interrupções desnecessárias que prejudicam o ambiente de trabalho. Em outras palavras, a importância dos processos internos é, primordialmente, evitar erros desnecessários e evitáveis na gestão da empresa.

Evitar erros de gestão

Pontuamos a seguir os principais erros de gestão provocados pela ausência de definição de processos internos:

1. Excesso de reuniões improdutivas e longas: reuniões que poderiam ser resolvidas com um e-mail acontecem por deficiência nos processos internos. Essas reuniões consomem um tempo precioso da capacidade produtiva. Antes de comprometer o tempo dos profissionais, defina as prioridades e agende seus processos internos;
2. Incapacidade de desenvolver talentos internos: as equipes que não têm processos internos definidos, não conseguem se desenvolver, nem com capacitação, porque não sabem exatamente quais são suas funções e qual sua importância dentro da empresa. Em consequência, não conseguem melhorar seus desempenhos.

1. Falta de foco: quando não existe esta definição, o gestor se volta para uma visão exclusivamente interna para buscar resultados operacionais. No entanto, isso retira o foco principal do negócio, que é o cliente;

1. Ausência de planejamento: sem processos internos definidos, é muito difícil traçar estratégias eficientes para atingir os objetivos propostos. Por este motivo, é impossível ter um planejamento para que o negócio cresça;

1. Falta de documentação dos procedimentos: sem processos não há procedimentos ou padrões de execução. Por isso, não é possível documentar os fatores que influenciam nos resultados esperados das atividades dos colaboradores;

1. Evasão de colaboradores: a dificuldade de trabalhar sem processos bem definidos pode levar os profissionais à desmotivação, o que interfere na satisfação e na retenção da equipe;

1. Falha na comunicação: um dos gargalos mais comuns no fluxo de trabalho são os erros de comunicação, que provocam atrasos, retrabalho e despesas desnecessárias.

Benefícios dos processos internos

Aumento de Produtividade:

As melhorias nos processos internos trazem um resultado mais impactante para seu negócio, especialmente no que diz respeito à produtividade. A definição desses processos, faz com que cada profissional atue de maneira objetiva, sabendo exatamente o que deve ser feito e em qual momento. Em resumo, essa organização otimiza e facilita a rotina de trabalho da empresa e o gerenciamento das atividades.

Diminuição de riscos

Um benefício claro da definição de processos internos é a redução de riscos. Por definição, esses processos são ações contínuas, que fazem com que os profissionais sigam uma sequência lógica e pré-definida de atividades. Esses padrões criam resultados com menos risco operacional.

Mais agilidade na tomada de decisões

No momento de tomar decisões sobre seu negócio, o gestor deve avaliar todos os relatórios emitidos relativos a seus diversos procedimentos. Imagine a ausência dos processos internos. Como essas informações seriam percebidas? Seria uma grande desordem. Por isso, a visibilidade dos processos internos pelo gestor, traz melhores condições analíticas no momento de se tomar uma decisão.

Redução de custos

Em tempos de crise econômica e escassez de recursos, qualquer medida de redução de custos deve e precisa ser adotada. Os processos internos têm esta finalidade, porque evitam gastos desnecessários. E por que isso acontece? A gestão de processos possibilita maior controle das atividades e do tempo que o profissional consome na realização da tarefa. Isso reduz o tempo ocioso dos colaboradores, já que são mais produtivos.

Incorpore ferramentas inovadoras no processo

Muitas ferramentas online são muito úteis para controle do gestor e para a rotina dos colaboradores. Ferramentas de workflow, gerenciadores de projetos, plataforma de comunicação interna.

A digitalização de documentos, pode ser um importante aliado na organização, encurtando o tempo consumido nas tarefas diárias.

Delegação de responsabilidades

Controle e medição dos processos mediante utilização de ferramentas auxiliares, só vai funcionar se existir a delegação de responsabilidades para cada profissional envolvido.

Ao nomear um responsável na implantação de uma mudança processual, ele se torna a interface entre o gestor e o processo a ser implantado, e isso traz maior celeridade no andamento das tarefas dentro da organização.

Próximos passos

Com os processos definidos e aperfeiçoados constantemente, sua empresa será capaz também de solidificar e melhorar sua imagem no mercado, porque terá a oferta de um serviço de qualidade em menos tempo.

Note que a cada mudança você implanta uma nova solução e um novo caminho, que também deverá ter acompanhamento constante. Se não solucionar o problema anterior, reavalie o processo novamente. O sucesso é alcançado, nestes casos, por acertos e erros. Mudanças são importantes e necessárias para o crescimento e melhoria da sua empresa.