A corrida para o home office já começou nas empresas, que precisam se adaptar rapidamente ao trabalho remoto para conter a transmissão do coronavírus.

Se você está enfrentando dificuldades nesse processo, saiba que não está sozinho.

Nesse momento crítico, as organizações precisam ajustar seus processos, providenciar recursos e viabilizar toda a operação à distância — um desafio e tanto.

Por isso, nós da ShpGroup Tecnologia, vamos fazer algumas sugestões para adaptar seu negócio ao home office. 

É um período de transição, por isso a atenção com os detalhes pode ser decisiva.

De repente, home office: o desafio do coronavírus

O home office é a resposta das empresas à crise do coronavírus, que já contabiliza um grande número de óbitos em nosso país. 

O trabalho remoto é necessário para seguir as recomendações de isolamento e conter a disseminação do vírus, mas não tem sido fácil se adaptar a uma transição tão repentina.

É claro que muitas empresas já estavam experimentando o home office — essa forma de trabalho atingiu seu recorde no Brasil em 2018, com 3,8 milhões de pessoas trabalhando em casa, segundo dados do IBGE publicados no G1. 

Mesmo assim, a migração brusca de toda a equipe para o trabalho remoto tem se mostrado desafiadora. 

Isso porque as empresas brasileiras não têm o preparo e estrutura necessários para mandar todos os funcionários para casa.

 A procura por aluguel de notebooks tem crescido de forma substancial e as empresas estão tentando acelerar a adoção de programas de home office. 

Além de providenciar máquinas para os colaboradores, as empresas ainda precisam configurar o acesso remoto e estruturar os processos de trabalho para continuar operando à distância.

E, obviamente, é um grande desafio fazer tudo isso da noite para o dia. 

Seguem abaixo as 7 principais ações que sua empresa deve tomar para este momento:

Para adotar o home office com urgência, você vai precisar seguir alguns passos para garantir a continuidade das operações da empresa.

Veja como planejar e organizar essa transição.

1. 1. Crie um plano de ação

O primeiro passo para adaptar sua empresa ao home office é elaborar um plano de ação completo com etapas, prazos e responsáveis para cada área.

Estes são os primeiros pontos que você deve planejar:

– Organizar os colaboradores: divida os funcionários em grupos: quem já pode ir para o home office e quem precisa de equipamentos e adaptação de processos.

– Faça um levantamento das necessidades: verifique tudo o que é necessário para a migração, incluindo máquinas, configurações, instalações e recursos diversos.

– Defina os responsáveis e prazos: atribua cada tarefa necessária a responsáveis e estipule um prazo.

2. Mapeamento dos processos da empresa

O próximo passo é mapear todos os processos essenciais da sua empresa, desde o financeiro até o atendimento ao cliente. 

Depois, você terá que nomear responsáveis por cada processo e fazer os ajustes necessários para realizar as funções remotamente.  Busque integração com a equipe através de ferramentas de comunicação (serviços de email), que possibilitem função de chat ao vivo para comunicação em tempo real.

3. Alinhe com a equipe de TI

Sua equipe de TI terá um papel essencial na migração para o home office e deve estar totalmente alinhada com o plano.

Além de configurar a rede VPN para viabilizar o acesso remoto  a todos, o TI também será responsável por garantir a segurança da informação — principalmente no que diz respeito ao controle de acesso e permissões. 

Isso porque as ameaças cibernéticas estão aumentando cada vez mais e podem atingir as empresas nesse período, levando a incidentes perigosos como vazamento de dados e acesso não autorizado. A ShpGroup Tecnologia oferece a solução Cloud em data center para facilitar o seu home office.

4. Treine os colaboradores

Com tudo pronto para a migração, você também precisa treinar seus colaboradores para seguir os novos processos de trabalho de casa.

Lembre-se de educá-los para trocar senhas, fazer login da forma correta e tomar todas as precauções de segurança.

5. Agende reuniões frequentes

Com os colaboradores trabalhando em home office, você vai precisar de uma agenda fixa de reuniões para manter todos conectados e bem informados.

Por isso, é importante estabelecer pequenas reuniões online de check-in entre líderes, equipes e diferentes áreas da empresa.

6. Padronize as ferramentas

Para que sua operação home office funcione, é importante que todos utilizem as mesmas ferramentas de comunicação e gestão. 

O ideal é optar por sistemas em nuvem que permitam o trabalho em equipe colaborativo e a troca de informações em tempo real.

Se o seu negócio já estiver mais avançado na transformação digital, será mais fácil unificar os processos. 

7. Comunique os clientes e parceiros

Depois de estruturar o trabalho remoto na sua empresa, você deve comunicar seus clientes e parceiros sobre as mudanças definidas.

Afinal, eles precisam saber quais serão os impactos na relação com a empresa e como devem se adaptar a esse momento de transição.

Em um momento crítico como esse, uma plataforma de gestão na nuvem é uma solução importante para continuar gerenciando seu negócio com eficiência em home office.

A ShpGroup Tecnologia, pode ajudar a sua empresa a se adaptar ao home office de forma rápida e segura, sem perder desempenho na utilização do seu ERP.