Para implantar um programa de Compliance efetivo, é necessário entender o significado do termo e quais são as principais características de Compliance. O termo se origina no verbo “to comply”, em inglês, que significa “estar em conformidade”. Dessa forma, o conceito se refere ao alinhamento de uma empresa às normas para determinada atividade e é executado tanto interna quanto externamente.

 É necessário entender que não existe um programa único de Compliance, que pode ser adotado por todas as empresas. As ações devem respeitar as características de cada organização, como tamanho, setor de atividades, objetivos, entre outros. Além disso, o programa deve ser sempre revisto para contemplar as mudanças da empresa, do mercado e das mudanças de legislação. Vamos listar os pontos principais para a implementação de um programa de Compliance que atenda às necessidades mais importantes:

Analise os riscos

Para implementar um programa de Compliance que seja eficaz, é essencial avaliar todos os problemas de conduta que a empresa pode estar sujeita de acordo com a sua área de atuação. Para fazer essa análise de riscos é importante levar em conta, entre outros fatores, o tamanho da empresa, os setores de atuação, sua posição nos mercados que participa e a quantidade de colaboradores empregados. Depois disso, é necessário a organização avaliar todos os riscos, e criar mecanismos de eliminação dos mesmos ou minimizá-los, quando os riscos são identificados de forma segura e objetivo, o passo seguinte é buscar soluções práticas e eficazes para resolver os possíveis problemas encontrados.

Crie um código de conduta e políticas internas

A criação de um código de conduta pela organização tem por finalidade criar parâmetros e balizar a linha de atuação de todos os colaboradores. O Código de conduta ética deve trazer todas as políticas que a organização adotará, não apenas visando estar em conformidade com as leis que regem à sua atividade, mas também desenvolver uma cultura empresarial que visa a integridade e a valorização dos comportamentos éticos por todos aqueles que fazem parte desta estrutura de trabalho.

Investimento em treinamento e comunicação

Para se obter sucesso em um programa de Compliance, é essencial que os colaboradores entendam seu papel e a importância das ações para a empresa, além de conhecerem as regras e o papel de cada funcionário. Para que essas ações se tornem usuais e integradas dentro da cultura da empresa, investir em treinamento e comunicação interna tem papel fundamental no sucesso e aderência destas novas políticas internas.

Quando os colaboradores estão capacitados para estar em Compliance, podem atuar de forma mais assertiva, evitando cometer qualquer tipo de violação de leis e normas estabelecidas, sendo capazes de identificar e apurar ocorrência de questões sensíveis.

Estabeleça canais de denúncia

 Após a criação do código de conduta e capacitação dos colaboradores, é preciso garantir que todas as ações sejam colocadas em prática. Para isso, devem ser criados e divulgados canais de denúncias e análise de situações e riscos. 

É importante que a empresa esteja aberta e facilite o recebimento de denúncias com relação a violações no código de conduta e mantenha canais de diálogo abertos e identificados à disposição dos colaboradores, como e-mails, telefones e outras formas de comunicação.

Realize due diligence

O Compliance não implica somente que as ações da empresa sejam adequadas a lei. O comportamento de fornecedores, representantes, distribuidores e outros parceiros também influenciam no cumprimento das normas de uma organização, pois fazem parte do ecossistema empresarial. Por isso, devem ser submetidos a um rigoroso due diligence. 

O due diligence é o processo de estudo, auditoria, investigação e avaliação de riscos e oportunidades em operações empresariais. Em geral, está orientado para diminuir incertezas e riscos sobre cenários e operações empresariais, minimizando riscos e rastreando oportunidades. Agora que conhece os principais pontos sobre “estar em compliance”, determine um prazo para que possa iniciar e implementação dessas políticas, pois será de fundamental importância para estabelecer um grau de credibilidade mais elevado para a sua empresa.