Transformar o volume de documentos impressos em arquivos digitais: uma ação importante para a qualidade dos processos e serviços realizados dentro das empresas.

Primeiro, a questão do “tempo” de localização dos documentos digitais, que podem ser acessados em poucos segundos, considerando a velocidade de conexão da internet e o bom funcionamento do sistema operacional do computador ou dispositivo móvel.

E não para por aí: o uso de documentos digitais também é uma escolha decisiva para o bom desempenho do trabalho em equipe, já que o acervo de informações pode ser facilmente compartilhado com uma ou várias pessoas ao mesmo tempo, seja por e-mail ou por meio do armazenamento na nuvem.

Confira abaixo mais sobre a importância da digitalização de documentos para o bom desenvolvimento dos processos gerenciais. A otimização da conversão de arquivos em papel para o formato digital, também facilita a localização dos documentos de forma rápida e segura.

 

 AUMENTO DA PRODUTIVIDADE

 

A gestão de tempo é algo fundamental quando se busca o aumento da produtividade no trabalho e o avanço tecnológico aproxima cada vez mais as empresas deste objetivo.

A utilização de documentos digitais proporciona agilidade na execução dos serviços de escritório, tanto pela facilidade de localização dos arquivos como pela praticidade de leitura, seja no computador ou em dispositivos móveis (celular e tablet). Dessa forma, o profissional tem mais flexibilidade para controlar a agenda de atividades, podendo inclusive trabalhar home office, sem ter que levar um grande volume de papel e documentos para casa.

 

ORGANIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS

 

Manter os documentos organizados é uma tarefa que exige muita atenção e métodos de gerenciamento.

Na maioria dos casos, quando o profissional precisa somente “consultar ou confirmar uma informação”, não é preciso retirar os documentos da área de arquivos, desde que estejam disponíveis na versão digital.

Assim, os documentos permanecem arquivados e as mesas ficam livres do acúmulo de papel!

A digitalização é um processo que simplifica o gerenciamento de informações empresariais, e ao mesmo tempo, garante melhores condições de trabalho aos profissionais que lidam diariamente com contratos, notas fiscais e relatórios.

 

SEGURANÇA DAS INFORMAÇÕES

Manter a cópia digital dos documentos é a forma mais eficaz de garantir a “segurança das informações”, considerando os riscos de danos aos arquivos em papel.

Além disso, os documentos podem ficar ilegíveis com o passar do tempo e esta situação dificultará (ou tornará impossível) a recuperação das informações caso não tenham sido digitalizados.

Para documentos digitais,  a importância de um software GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos), tem papel cada vez mais importante na realização do controle de acesso aos arquivos e manterá as versões anteriores em casos de atualização.

 

Decisão de sustentabilidade

 

Além de todos os benefícios para o aumento da produtividade, a digitalização de documentos também é uma atitude que as empresas podem adotar em prol da sustentabilidade.

Reduzir o consumo de papel nas tarefas de impressão e cópias de documentos é uma excelente oportunidade de colaborar com a preservação do meio ambiente e transmitir uma mensagem positiva da empresa perante seus colaboradores e clientes, já que o tema “sustentabilidade” ganha cada vez mais espaço na sociedade.